Privacy en AVG bij GymFocus

Artikel 1 — Partijen en aanvaarding

1. Verwerker: 1Company, handelend onder de handelsnaam GymFocus, gevestigd te Meester Happensoenlaan 39, 5237 JM 's-Hertogenbosch, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30228720, hierna "GymFocus".
2. Verwerkingsverantwoordelijke: de onderneming, vereniging of instelling die een organisatie in de app heeft laten inrichten en deze overeenkomst heeft aanvaard — bijvoorbeeld een sportschool, fitnessclub, yoga- of pilatesstudio, dansschool of een andere aanbieder van lessen en lidmaatschappen — hierna "de Klant". De naam, het adres en het KvK-nummer van de Klant staan in de organisatie-instellingen van de app en gelden als onderdeel van deze overeenkomst.
3. Aanvaarding. Deze overeenkomst wordt aanvaard door een beheerder van de Klant bij de eerste aanmelding in de app, door de aanvaarding aan te vinken. De app legt vast wie heeft aanvaard, wanneer, vanaf welk adres en welke versie. Die vastlegging geldt tussen partijen als ondertekening. De beheerder verklaart bevoegd te zijn de Klant te binden.
4. Samenhang. Deze overeenkomst hoort bij de afspraken over het gebruik van de app (het abonnement of de gebruiksovereenkomst). Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.
5. Nieuwe versies. GymFocus kan deze overeenkomst aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of nieuwe sub-verwerkers. Een nieuwe versie wordt ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders gestuurd en daarna in de app ter aanvaarding voorgelegd. Zolang de Klant niet aanvaardt, blijft de vorige versie gelden.

Artikel 2 — Begrippen

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, sub-verwerker en inbreuk hebben de betekenis uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast geldt:

• De app: de webapplicatie GymFocus die GymFocus aan de Klant levert voor ledenadministratie, lesreserveringen en beheer van de organisatie, bereikbaar via een subdomein van gymfocus.nl of een eigen domein van de Klant.
• Beheerder: een gebruiker met de rol vestigingsbeheerder, manager of platformbeheerder binnen de organisatie van de Klant.
• Betrokkenen: leden, gasten, geïnteresseerden, medewerkers en beheerders van de Klant van wie gegevens in de app staan.

Artikel 3 — Onderwerp, duur, aard en doel

1. GymFocus verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de app aan de Klant te leveren: ledenadministratie, lesrooster en reserveringen, aanwezigheid, tegoeden en abonnementen, betalingen, berichten aan leden, personeelsuren, retentie en sturing per afdeling. Bijlage A beschrijft de verwerkingen.
2. De verwerking duurt zolang de Klant de app afneemt, plus de afwikkeltermijn uit artikel 10.
3. GymFocus verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de Klant. Deze overeenkomst, de instellingen die beheerders in de app kiezen en het normale gebruik van de functies gelden als instructie. Wijkt een wettelijke plicht daarvan af, dan meldt GymFocus dat vooraf, tenzij de wet die melding verbiedt.
4. GymFocus gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Geaggregeerde, niet tot personen herleidbare gebruiksstatistieken mag GymFocus gebruiken om de app te verbeteren.

Artikel 4 — Betrokkenen en gegevens

Welke gegevens de app verwerkt en van wie. De volledige tabel staat in Bijlage A.

• Leden en gasten: naam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum, lidnummer, reserveringen, aanwezigheid, tegoed, betalingen, voorkeuren, notities van medewerkers, zelfscan motivatie.
• Medewerkers: naam, e-mail, rol, gegeven lessen, uren, tarief, dienstverband, btw-nummer bij zelfstandigen.
• Geïnteresseerden: naam, e-mail, telefoon, bron en status van de aanvraag.

Bijzondere persoonsgegevens: de app is niet bedoeld voor gezondheidsgegevens. De Klant zorgt dat medewerkers geen medische informatie in notities zetten. Lessen met een naam die iets over de gezondheid zegt, zoals een zwangerschapsles, verwerkt de Klant onder eigen verantwoordelijkheid en grondslag.

Artikel 5 — Verplichtingen van GymFocus

1. Geheimhouding. Iedereen die bij GymFocus toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht en krijgt alleen toegang als dat voor het werk nodig is.
2. Beveiliging. GymFocus treft de technische en organisatorische maatregelen uit Bijlage B en houdt die bij de stand van de techniek.
3. Scheiding per klant. Gegevens van de Klant zijn technisch gescheiden van die van andere klanten. Beheerders van de ene organisatie kunnen de gegevens van een andere niet zien.
4. Rechten van betrokkenen. Vraagt een lid om inzage, correctie, verwijdering of overdracht, dan handelt de Klant dat af. GymFocus helpt: op verzoek levert GymFocus binnen vijf werkdagen een export van de gegevens van dat lid, of voert de verwijdering of anonimisering uit.
5. Bijstand. GymFocus helpt de Klant bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover dat de app betreft.
6. Register. GymFocus houdt een register bij van de verwerkingen die zij voor klanten uitvoert.
7. Locatie. Opslag en verwerking vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte daarbuiten gebeurt alleen via een sub-verwerker met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en staat vermeld in Bijlage C.

Artikel 6 — Sub-verwerkers

1. De Klant geeft GymFocus algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen voor hosting, betalingen, e-mail, sms, pushberichten en bezoekstatistieken. De actuele lijst staat in Bijlage C.
2. GymFocus legt sub-verwerkers verplichtingen op die ten minste gelijk zijn aan die in deze overeenkomst en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun werk.
3. Een nieuwe of gewijzigde sub-verwerker meldt GymFocus ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders. Heeft de Klant gegronde bezwaren, dan zoeken partijen een oplossing. Lukt dat niet, dan mag de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 7 — Beveiligingsincidenten

1. Ontdekt GymFocus een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de Klant, dan meldt GymFocus dit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan de beheerders van de Klant, per e-mail en, bij een ernstig incident, ook telefonisch.
2. De melding bevat wat er bekend is: de aard van de inbreuk, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het betreft, de vermoedelijke gevolgen en de maatregelen die zijn of worden genomen. Informatie die later bekend wordt, volgt zo snel mogelijk.
3. De Klant beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is en doet die melding. GymFocus levert daarvoor de benodigde informatie en meldt zelf niet namens de Klant, tenzij de Klant daarom vraagt.

Artikel 8 — Verplichtingen van de Klant

1. De Klant zorgt voor een geldige grondslag voor elke verwerking, informeert haar leden en medewerkers via een privacyverklaring en noemt daarin de app en GymFocus als verwerker.
2. De Klant beheert zelf wie toegang heeft: welke medewerkers beheerder, manager, docent of coördinator zijn. Rollen worden ingetrokken zodra iemand ze niet meer nodig heeft.
3. De Klant voert geen gegevens in die de app niet nodig heeft, en geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij zij daar zelf een grondslag voor heeft.
4. Neemt de Klant leden aan die jonger zijn dan zestien jaar, dan zorgt de Klant voor toestemming van een ouder of voogd en gebruikt zij de instellingen voor minimumleeftijd in de app.
5. Gegevens die de Klant uit de app exporteert, zoals urenoverzichten of ledenlijsten, beveiligt en bewaart de Klant zelf. Levert de Klant zulke exports aan derden, zoals een accountant, dan regelt de Klant daarvoor de afspraken.
6. Importeert de Klant gegevens uit een ander systeem in de app, dan staat de Klant ervoor in dat zij die gegevens mag verwerken en beperkt zij de import tot wat nodig is.

Artikel 9 — Controle

1. GymFocus stelt op verzoek, hoogstens eenmaal per jaar, informatie beschikbaar waaruit blijkt dat zij deze overeenkomst naleeft, zoals een beschrijving van de maatregelen uit Bijlage B en de status van back-ups en toegangsbeheer.
2. Is die informatie aantoonbaar onvoldoende, dan mag de Klant, of een door haar aangewezen onafhankelijke deskundige, een controle uitvoeren. De Klant kondigt dit ten minste 30 dagen vooraf aan, de controle vindt onder werktijd plaats en de kosten zijn voor de Klant, tenzij de controle een wezenlijke tekortkoming aan het licht brengt.

Artikel 10 — Einde van de overeenkomst

1. Bij het einde van het gebruik van de app levert GymFocus op verzoek binnen 30 dagen een export van de gegevens van de Klant in een gangbaar bestandsformaat.
2. Daarna, of direct als de Klant geen export wil, verwijdert GymFocus de gegevens van de Klant binnen 30 dagen uit de actieve systemen. Back-ups verlopen volgens het bewaarschema in Bijlage B.
3. Gegevens die GymFocus wettelijk moet bewaren, zoals betaalgegevens voor de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, blijven zolang bewaard en worden daarna verwijderd.
4. GymFocus bevestigt de verwijdering schriftelijk.

Artikel 11 — Overige bepalingen

1. Aansprakelijkheid tussen partijen volgt de afspraken over het gebruik van de app. Elke partij is verantwoordelijk voor boetes die haar door de toezichthouder worden opgelegd voor haar eigen tekortkoming.
2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar GymFocus gevestigd is.
3. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen de ongeldige bepaling door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Bijlage A — Overzicht van verwerkingen

Per onderdeel van de app: welke gegevens, van wie, en waarvoor.

Onderdeel	Betrokkenen	Gegevens	Doel
Account en profiel	Leden, medewerkers	Naam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum, lidnummer, wachtwoord (versleuteld), inlogmomenten	Toegang en identificatie
Rooster en reserveringen	Leden	Geboekte lessen, plek in de zaal, wachtlijst, aanwezigheid, no-shows	Uitvoering van het lidmaatschap
Tegoed en abonnementen	Leden	Gekochte producten, tegoedsaldo, abonnementsstatus, kortingscodes	Uitvoering van het lidmaatschap
Betalingen	Leden	Bedrag, datum, betaalwijze, IBAN en BIC bij incasso, factuurgegevens van zakelijke leden	Betaling en boekhouding
Berichten	Leden	E-mailadres, telefoonnummer, pushabonnement, voorkeuren, verzonden berichten	Herinneringen, wachtlijst, retentie
Retentie en coaching	Leden	Laatste bezoek, reeksen, badges, opvolgtaken, zelfscan motivatie, notities van medewerkers	Begeleiding en behoud van leden
Afdelingen	Leden, medewerkers	Afdelingslidmaatschap, activiteitsklasse, acties en updates	Sturing per onderdeel van de organisatie
Personeel	Medewerkers	Gegeven lessen, uren, tarief, dienstverband, btw-nummer, goedkeuringen	Urenregistratie en verloning
Geïnteresseerden	Prospects	Naam, e-mail, telefoon, bron, status, notities	Opvolging van aanvragen
Uitnodigingen	Leden, gasten	Naam en e-mail van de genodigde, uitnodigingslink	Proefles via een lid
Bezoekstatistieken	Bezoekers	Bezochte pagina's, browser, land; zonder cookies, niet herleidbaar	Verbetering van de app

Bijlage B — Beveiligingsmaatregelen

Wat GymFocus technisch en organisatorisch geregeld heeft.

• Hosting en opslag: eigen server bij Hetzner Online in Neurenberg, Duitsland. Database en applicatie draaien in gescheiden containers. Verkeer via HTTPS met TLS. Back-ups staan in objectopslag van Hetzner in een tweede Duits datacenter, gescheiden van de server.
• Toegang per klant: elke klant is een eigen organisatie. Sessies zijn gebonden aan de organisatie waar ze zijn aangemaakt. Rollen per vestiging en per afdeling bepalen wat een medewerker ziet.
• Authenticatie: wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Inloglinks en verificatiecodes zijn eenmalig en verlopen. Beheerders van GymFocus loggen wachtwoordloos in via een link naar hun e-mailadres.
• Back-ups: dagelijkse databaseback-up om 03:00 en een extra back-up vóór elke uitrol van nieuwe software; back-ups worden 7 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Herstel wordt ten minste jaarlijks getest.
• Betalingen: kaart- en rekeninggegevens worden door Stripe verwerkt en niet door GymFocus opgeslagen, behalve IBAN en BIC voor incasso als de klant dat gebruikt.
• Ontwikkeling en beheer: wijzigingen gaan via versiebeheer met geautomatiseerde tests. Productiegegevens worden niet gebruikt in ontwikkel- of testomgevingen. Beheertoegang tot de server is beperkt tot GymFocus.

Nog te regelen voor GymFocus intern: bewaartermijn en hersteltest van back-ups vastleggen, logboek van beheertoegang, en een vaste procedure voor inzage- en verwijderverzoeken zolang de app die nog niet zelf biedt.

Bijlage C — Sub-verwerkers

Partijen die GymFocus inschakelt en die daarbij persoonsgegevens kunnen zien.

Partij	Dienst	Gegevens	Locatie
Hetzner Online GmbH	Serverhosting en objectopslag voor back-ups	Alle gegevens in de database en back-ups	Duitsland (EU): server in Neurenberg, back-ups in een tweede Duits datacenter
Stripe Payments Europe Ltd.	Betalingen en incasso	Naam, e-mail, betaalgegevens, bedragen	Ierland (EU); verwerking deels in de VS onder standaardcontractbepalingen
SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd., Nieuw-Zeeland)	E-mail en sms	E-mailadres, telefoonnummer, inhoud van berichten	EU: gegevens van Europese klanten worden binnen de EER opgeslagen
Apple, Google, Mozilla	Pushberichten via de browser	Pushabonnement en de inhoud van meldingen	VS, onder standaardcontractbepalingen

GymFocus gebruikt geen andere partijen die toegang tot persoonsgegevens hebben. Het beheerplatform DeployLane, waarmee de server wordt uitgerold en de back-ups worden gemaakt, en de cookieloze bezoekstatistieken zijn eigen systemen van 1Company (onder de handelsnaam Black Oak Agency) en draaien op dezelfde servers bij Hetzner; zij zijn daarom geen sub-verwerker.